- Irma Huotinen (Pikakirjoituslehti 3/2000)

Pikakirjoituslehden edellisessä numerossa Jari Niittuinperä käsitteli pääkirjoituksessaan pikakirjoittajan eettisiä sääntöjä. Jatkamme samasta aiheesta, mutta tällä kertaa katsomme asiaa sihteerin näkökulmasta. Mitkä ovat sihteerin työlle asetetut arvot tai normit tänä päivänä? Puhutaanko sihteerin moraalista ja mitä sillä tarkoitetaan? Pitääkö sihteerin olla aina lojaali esimiehelleen, vaikka tämä toimisi vastoin omia käsityksiä ja periaatteita?
Entä työsopimuksiin kirjatut salassapito- tai kilpailukieltorajoitukset. Joutuuko myös sihteeri tulevaisuudessa allekirjoittamaan kyseisiä sitoumuksia vai katsotaanko, että maalaisjärki riittää?
 
Kuten pikakirjoittajalla myös sihteerillä työn laatu on tärkeä mittari. Mitä ammattitaitoisempi ja kokeneempi sihteeri, sitä korkeammalle hän asettaa myös vaatimukset omalle työsuoritukselleen. Hän pitää huolen siitä, että yrityksestä ulos lähtevät asiakirjat ovat sekä kielellisesti että ulkoasultaan huoliteltuja. Järjestäessään tilaisuuksia tai vierailuja hän viime kädessä vastaa siitä, että kaikki toimii. Puhelimessa sihteeri on usein ensimmäinen kontakti sekä  uusia asiakassuhteita luotaessa että myöhemmin näitä ylläpidettäessä. Hänestä riippuu, millaisen kuvan ulkopuolinen saa yrityksestä. Jos sihteeri itse arvostaa työtään ja hänellä on korkea  työmoraali, hän toimii itsenäisesti, oma-aloitteisesti, ystävällisesti ja nopeasti. Päinvastaistakin tapahtuu. Kun johtaja on matkoilla tai muuten poissa työpöytänsä äärestä, sihteeri haluaa käyttää valtaa ja tuntuu kuin johtajaa ei voisi mitenkään tavoittaa, eikä hänelle voisi jättää minkäänlaista viestiä. Kuitenkin me kaikki tiedämme, että tämän päivän viestintätekniikka tekee ihmisen tavoittamisen melko helpoksi. Vaatii palvelualttiutta, ehkä viitseliäisyyttä, joskus kekseliäisyyttäkin hoitaa asioita, mutta tässä juuri löytyy se ero.

Lojaalisuus esimiestä kohtaan ei välttämättä kosketa tämän päivän nuorempia sihteereitä, joista yhä useammat työskentelevät  tiimeissä, tiimin yhtenä tasavertaisena jäsenenä. Kuitenkin edelleen ylimmän johdon sihteerit ovat ns. henkilösihteereitä, jotka työskentelevät tiiviisti vain yhden johtajan avustajana. Johtuen yhä kiristyvästä liike-elämän rytmistä sihteeri joutuu tavallaan myötäelämään johtajan kiireistä aikataulua, jotta osaa heti reagoida muutoksiin. Johtajan poissaollessa sihteeri joutuu myös hoitamaan esimiehensä yksityisasioita. Rajan veto yksityisten ja firman asioiden välille on hyvin vaikeaa ja mitä pidempiaikainen työpari on kyseessä sitä enemmän sihteeri tahtomattaankin on tietoinen myös esimiehensä yksityisasioista. Hän avaa kaiken postin, on se sitten  henkilökohtaista, luottamuksellista tai yksityistä. Hän lukee sähköpostin esimiehen puolesta.  Hän on tietoinen esimiehensä perheasioista, raha-asioista, terveydentilasta jne. Hän on todellinen luottohenkilö ja tätä asemaa hänen  ei tule missään tapauksessa käyttää väärin.

Yritysten kansainvälistyessä yrityssalaisuuksien suojelussa ollaan Suomessakin menossa yhä pidemmälle. Tietovuotojen pelossa työnantajat vaativat työntekijöitä allekirjoittamaan salassapito- tai kilpailukieltosopimuksia. Sihteeri saa tai hänen kauttaan kulkee usein esim. organisaatiota, henkilöstöä, yrityksen liiketoimintaa tai tulosta  koskevaa tietoa. Tällaisen tiedon välittämisessä ja säilyttämisessä  tulee olla erityisen tarkka.Vaikka sihteeri asemansa puolesta ei varsinaisesti kuulu yrityksen ensisijaiseen sisäpiiriin, samat salassapitomääräykset ja yrityksen osakkeilla käytävää kauppaa koskevat rajoitukset tulee ottaa huomioon.

Erityisesti suomalaiset teknologiayritykset ovat tänä päivänä suuren kiinnostuksen kohteena ympäri maailman. Jokin itsestä vähäpätöiseltä tuntuva tieto saattaa olla kilpailijalle hyvinkin merkityksellinen. Sihteeri joutuu päivittäin olemaan varuillaan vastatessaan yritystä koskeviin tiedusteluihin tai esimiehensä aikataulua ja tapaamisia koskeviin kysymyksiin. Halutessaan olla kohtelias ja palvelualtis hänen on muistettava, kenelle tietoja luovuttaa ja missä muodossa. Hyvinkin viattomalta kuulostava kysymys esim. organisaatiorakenteesta saattaa pahimmillaan johtaa "epätoivotun" henkilön soluttautumiseen organisaatoon ja tätä kautta aiheuttaa yritykselle suurta vahinkoa.

Sihteerin  harkintakyky siis joutuu koetukselle päivittäin. Päätökset on tehtävä nopeasti ja asiat vietävä eteenpäin. Vaikka esimiehet ovat poissa toimistosta yhä enemmän ja enemmän  ja heillä on uusin teknologia salkussaan, kontaktihenkilöiden tarve "kotona" tulee säilymään jatkossakin.